Porque manter projetos simultâneos? 7 estratégias.



Alguém aqui já se viu trabalhando com diversos projetos ao mesmo tempo?


Eu procurava fugir dessa minha característica de ter interesse em diversas áreas, diversas vezes foi apontado como um defeito.

Meu cotidiano vive a base de diferentes planos.

Confesso que já senti que essa situação não era das melhores. Assuntos diferentes, atividades diferentes e funções diferentes. Eu ficava um pouco perdida e sentia falta da conexão. Mas, com o tempo, percebi como isso é enriquecedor!


Escute o episódio do Podcast em que apresento os multiprojetos
como uma solução para ter mais Criatividade.

Uma situação habitual na vida profissional hoje é a execução de vários projetos simultaneamente. Essa é uma forma construtiva de se manter “distraído” e obter vantagens.

Segundo os pesquisadores de criatividade Howard Gruber e Sara Davis existem pelo menos quatro benefícios associados a manter diferentes projetos em paralelo:



  • Os projetos se alimentam, informações de um podem complementar o outro, soluções para um projeto podem estimular ideias e caminhos para seguir com os outros.

  • Acessar um novo contexto, desconhecido e variado, faz o cérebro ficar mais atento. O estímulo te torna mais produtivo e focado.

  • Enquanto trabalha em um projeto o inconsciente desbloqueado pode solucionar problemas e ter insights referentes a outro projeto, pois a pressão não estará sobre ele.

  • Manter diversos projetos permite estar ativo sempre. Quando um encontra um beco sem saída, trabalhe em outra coisa, se um projeto depender de sazonalidade aposte no outro. Isso ajuda a controlar a ansiedade e ajuda a liberar a criatividade.


Mas outra questão importante é saber como lidar com tantas informações ao mesmo tempo sem ficar estressado. Para te ajudar com isso te apresento 7 estratégias para gerir multiprojetos!


Se organize!


A chave para não enlouquecer é a organização, utilize ferramentas para estruturar as informações e os documentos, para gerenciar tempo, tarefas e recursos e para facilitar a comunicação com os membros da equipe.


Você pode começar com algo físico, se isso te interessar. Pode dedicar uma caixa para cada ideia e criar um arquivo com todo material referente ao projeto: inspiração, documentos, insights, anotações. Outra ideia é ter um quadro com cartões para cada ideia e desdobramentos. Em qualquer um dos casos é importante organizá-los em ordem de prioridade, para compreender quais projetos estão em andamento e quais são apenas ideias para o futuro.


Na internet você encontra programas muito eficientes como o Microsoft Project que concentra recursos para gerir os seus projetos. Nele você lista múltiplas tarefas, atribui responsáveis, visualiza a relação de precedência entre elas, data de início e duração, gerencia recursos e se comunica em tempo real com outros envolvidos.


O MS Project é pago, mas existem ferramentas gratuitas que podem contribuir para a sua organização como o Trello, Miro, TeamGantt, LucidChart, entre outros. Outro modo de se organizar é através de planilhas online, que todos podem acessar em tempo real.


Defina objetivos, metas e mantenha uma comunicação clara


Ao iniciar um projeto é essencial que ele seja descrito de forma clara e tenha uma lista de objetivos que guiarão as ações de trabalho. O que você pretende alcançar com este projeto?

Com objetivos definidos liste as tarefas específicas que serão necessárias para atingi-los, a lista de materiais, funções e responsabilidades, e os prazos. Deixe claros os seus marcos de desenvolvimento para que você e outros membros da equipe acompanhem sua evolução.

Com isso feito eleja prioridades. As listas e cartões do Trello são muito eficientes para essa etapa, pois você pode criar uma lista de prioridades em andamento, descrevendo a atividade de cada projeto e categorizando com uma etiqueta de cor, para não se perder.

Não esqueça de reservar um tempo para avaliação, reflexão e reorganização, pois as atividades do projeto podem requerer modificações e é sempre importante organizar seus pensamento e avaliar o que se está produzindo.


Delegue funções


Não tenha medo de compartilhar suas responsabilidades com membros do seu time. Delegar funções para pessoas que possuem expertise para executar tarefas te permite mais liberdade para atuar nos outros projetos e tempo para se dedicar a afazeres criativos e outras necessidades que requerem sua atenção exclusiva. Com isso, você também aumenta a confiança e senso de responsabilidade da equipe.


Trabalhar em equipe requer um controle de atividades para que os prazos sejam cumpridos e todos tenham uma visão geral das atividades. Você pode criar um diagrama de Gantt que auxiliará na gestão de tempo, tarefas e responsáveis, ou criar uma planilha descrevendo as funções, responsável, duração da atividade, relação de precedência com outras tarefas, o que foi executado, o que está pendente, e a data limite.


Se antecipe


Imprevistos acontecem, mesmo quando temos os mínimos detalhes planejados. Para diminuir o impacto dos acontecimentos inesperados crie um planejamento de gestão de riscos. Liste a atividade, a possível ocorrência negativa e a probabilidade dela ocorrer, descreva qual será o impacto e como responder a ele. Assim você se antecipa e estará preparado para lidar com imprevistos.


Se comunique


Defina a plataforma mais eficiente para se comunicar com a equipe. Pode ser email, whatsapp, comentários nas planilhas, ou nas ferramentas de chat que alguns softwares oferecem. Recomendo manter uma tabela com a função de cada integrante, nome, contatos, em que fase do projeto ele está envolvido e seu envolvimento com a empresa (equipe principal, equipe complementar, terceirizado).


Seja produtivo


Agora que você está inteirado de todas as etapas em todos os seus projetos, chegou a hora de produzir! Com todas as tarefas em vista, você pode se sentir tenso e sobrecarregado, mas calma! respire fundo, que há solução. Primeiro quebre suas responsabilidades em tarefas menores, torne uma atividade grande em algo exequível. Defina mini metas diárias para cada projeto.

Então utilize a técnica pomodoro para auxiliar no foco e concentração. Ela consiste em realizar tarefas em intervalos de 25 minutos de foco ininterrupto com 5 minutos de descanso. Você pode adaptar para a sua necessidade e capacidade.

Inicie pela tarefa que requer mais concentração e organize as outras de acorda com sua disponibilidade de atenção. Se você sabe que vai precisar atender a chamadas telefônicas trabalhe em uma tarefa que permita interrupções. Mas se precisa executar algo que requer atenção exclusiva crie uma resposta automático explicando que você não está checando suas mensagens no momento, mas que dará atenção ao pedido assim que possível e ofereça seu número de telefone para situações urgentes.

Programe verificações regulares do seu progresso, para ter reforço positivo dos marcos que está conquistando e das tarefas que já foram executadas.


Lide com o estresse


Mesmo com muita organização e preparação é normal ficar estressado. O estresse é a resposta do cérebro a desafios e situações perigosas. Sob a sensação de ameaça o sistema nervoso simpático libera adrenalina e cortisol que ativam o corpo para reagir e resolver a situação. Mas essa resposta tem diversos efeitos nocivos e deve ser controlada para manter equilíbrio e qualidade de vida.


Para contribuir para o relaxamento foque em técnicas de respiração abdominal, exercícios físicos, meditação, visualização e relaxamento muscular progressivo




Referências


Tim Harford (2019). Caos criativo: como ser criativo e resiliente em um mundo que gosta de arrumação.


Microsoft team (2019). O guia para gestores de projetos sobre como planear o projeto perfeito.


Heidi K. Gardner e Mark Mortensen (2017). Harvard Businees Review: How to Stay Focused If You’re Assigned to Multiple Projects at Once.




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Camila Ferraz Fotografia Artística

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